Vier der neun Planungsschritte sind vollbracht. Wir haben das Ziel eines Projektes messbar formuliert, das Umfeld und die Stakeholder analysiert. Mit dem Projektstrukturplan haben wir die Aufgaben geplant, die zu tun sind, um das Ziel zu erreichen. Mit der Aufwandsplanung wissen wir, wieviel Kapazität wir zur Bearbeitung brauchen. Damit haben wir wahrscheinlich einiges von unserem Projekt verstanden: Was wollen wir erreichen? Wo liegen mögliche Probleme in der Zielerreichung? – Was ist nun der nächste Schritt?
Wir planen den Ablauf und in Verbindung mit dem Aufwand die Termine.
Im Projektstrukturplan haben wir die logischen Zusammenhänge der Aufgaben in Arbeitspaketen und Teilprojekten dargestellt; funktionsorientiert, phasenorientiert oder auch objektorientiert.
Jetzt überlegen wir, wie die Abarbeitung der Arbeitspakete hintereinander erfolgen muss, damit wir das Ziel erreichen. Was muss hintereinander laufen, weil die Arbeitspakete voneinander abhängen, was kann parallel bearbeitet werden? Wo sind Schnittstellen zwischen den Arbeitspaketen?
Die Abfolge der Arbeitspakete wird durch Anordnungsbeziehungen gekennzeichnet:
- Normalfolge oder Ende-Anfang-Beziehung – Ein folgendes Arbeitspaket startet, wenn das vorhergehende abgeschlossen ist
- Anfang-Anfang-Beziehung – Ein Arbeitspaket startet gleichzeitig oder etwas zeitversetzt
- Ende-Ende-Beziehung – die so verbundenen Arbeitspakete können unabhängig voneinander anfangen. Wenn das erste der beiden fertig ist, muss das zweite z.B. zwei Tage später fertig sein.
Bei großen und umfangreichen Projekten sind Ablauf- und Terminplanung zwei getrennte Schritte. Bei kleineren Projekten kann man das auch in einem Schritt schaffen.
Für die Terminplanung kommt eine neue Größe ins Spiel: die Dauer der Arbeitspakete. Die hängt – ganz logisch – vom Arbeitsaufwand ab und von den verfügbaren Ressourcen für dieses Arbeitspaket. Wenn wir den Aufwand mit einem Arbeitstag abgeschätzt haben und die Person, die diese Aufgabe macht, hat 50% ihrer Zeit in dem Projekt, dann dauert das Paket wahrscheinlich zwei Arbeitstage.
Natürlich kann eine Person in mehreren Arbeitspaketen arbeiten. Dann achten wir darauf, dass keine Überlastung durch die parallel zu bearbeitenden Arbeitspakete entsteht. Lieber hier schon entzerren.
Viele Terminprobleme in Projekten entstehen durch unrealistische Planung: es wird oft davon ausgegangen, dass alle Personen, Materialien und Ausrüstungen zu dem Zeitpunkt vorhanden und verfügbar sind, wie es der Plan ergibt. Wir wissen aus der Praxis, dass dem nicht so ist.
Auf der anderen Seite wird manchmal mit so viel Reserve geplant, dass der Fertigstellungstermin in weite Ferne rückt. Hier brauchen wir einen realistischen Kompromiss: Goldratt, ein israelischer Physiker und Projektmanager vertrat die Meinung, dass 50% Eintrittswahrscheinlichkeit für die Termintreue ausreichen, denn die Einhaltung von Terminzielen folgt einer Gauß Verteilung. Wir können mit dem Arbeitspaket in der Umsetzung früher fertig werden, genauso wie geplant oder später. Ich finde Goldratt ein bisschen zu streng und empfehle die Terminsicherheit bei 60 bis 70 % anzusetzen. Und ausdrücklich zu erlauben, mit dem Arbeitspaket auch vor dem errechneten Termin fertig zu sein.
Ich kann die Stimmen schon hören, die sagen, wo ist die Reserve, wenn etwas länger dauert als geplant. Zum einen können dann die Zeiten genutzt werden, die in den anderen Paketen zu hoch eingeschätzt wurden. Dann planen wir tatsächlich einen Puffer für solche Situationen ein. Und wenn das Arbeitspaket nicht auf dem kritischen Pfad liegt und so hat es automatisch einen Zeitpuffer.
Was ist denn das, der kritische Pfad? Der kritische Pfad ergibt sich aus den aufeinanderfolgenden Arbeitspaketen, die den Endtermin eines Projektes bestimmen. Liegt ein Arbeitspaket auf dem kritischen Pfad und dauert länger, verschiebt sich automatisch der Endtermin des Projektes
Spätestens hier verwenden Sie bitte ein Planungstool. Ob das eine EXCEL-Tabelle, MS-Project oder jedes beliebige andere Tool ist, hängt von Ihrem Umfeld und den Anforderungen ab. Wir nehmen uns jetzt das Projekt, das Sie schon kennen, und bauen aus dem Aufwandplan einen Ablauf- und Terminplan. Hier kommt der Aufwandsplan ergänzt um die Dauer der Arbeitspakete:
Im nächsten Bild sehen wir den vernetzten Balkenplan, in dem die Arbeitspakete in ihrer zeitlichen Länge, in der Reihenfolge Bearbeitung und mit den Abhängigkeiten geplant sind.
Die roten Balken markieren den kritischen Pfad. Reserve und Puffer werden vor den Meilensteinen geplant.
Jetzt können wir mit dem Plan arbeiten.
Änderungen in der Durchführung, die in jedem Projekt vorkommen, werden durch die Vernetzung automatisch berechnet. Das ermöglicht es uns, die terminlichen Auswirkungen abzuschätzen. Und erleichtert die Diskussion und Entscheidungen, weil wir mit konkreten Zahlen und Fakten arbeiten.
Mit den Ergebnissen aus dem Terminplan gehen wir in die Ressourcenplanung, die erst jetzt zuverlässig möglich wird. Dazu mehr in einem der nächsten Beiträge.