Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) zum Thema “Multitasking im Projektmanagement” zeigte, dass:
“Mehr als 75 % der Projekte unzureichend vorbereitet starten und damit erheblichen Mehraufwand verursachen.” — GPM
Diese Zahl hat mich erschreckt, wenn auch nicht unbedingt überrascht.
Sie möchten Ihr Projekt auf einem soliden Fundament aufbauen und dadurch unnötigen Mehraufwand minimieren? Der Projektstrukturplan unterstützt Sie dabei.
Nach den ersten Planungsschritten – Zielformulierung, Umfeld- und Stakeholderanalyse – wird entschieden, ob wir die Idee weiterverfolgen und sie zu einem Projekt entwickeln.
Gehen wir mal davon aus, dass wir das tun. Dann ist der nächste Schritt das Aufstellen des Projektstrukturplans (PSP). Mit dem PSP beantworten wir die Frage: Wie kommen wir von unserem Ausgangspunkt zu dem von uns definierten Ziel? Und das zunächst bezogen auf die Aufgaben. Die Frage nach den Kosten und Terminen beantworten wir in einem der nächsten Planungsschritte.
Jetzt erstmal zu dem PSP, auch Work Breakdown Structure (WBS) genannt:
Ein Projektstrukturplan definiert und bildet eine hierarchisch logische Struktur der Aufgaben ab. Er ist die Basis für einen Ablauf- und Terminplan, z.B. das Gantt-Diagramm. Der PSP enthält eine klare Hierarchie und Zuordnung. Es entsteht eine Baumstruktur, die an ein Organigramm erinnert.
Ein Projektstrukturplan ist Bestandteil jeder sorgfältigen Projektplanung. Er bündelt alle Aufgaben und setzt sie in eine logische Reihenfolge – das ist auch hilfreich für das Projektteam. Mit Hilfe eines Projektstrukturplans gliedert der Projektmanager seine Aufgaben in Teilprojekte und Arbeitspakete – die kleinste Einheit eines Projekts, sodass eine sinnvolle Tiefenstruktur der Gesamtaufgabe entsteht.
Danach werden die anderen Planungsaufgaben erledigt, z.B. Mitarbeiter ausgewählt, Ressourcen verteilt und Fristen, Prioritäten oder auch Meilensteine gesetzt.
Wie gehen Sie vor, wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen?
Wählen Sie die Vorgehensweise:
a. Brainstorming: Clustern und vervollständigen
b. Mindmap: Logik und Systematik prüfen ggf. herstellen
c. Systematischer Aufbau in Ebenen: Teilprojekte und Teilaufgaben; Arbeitspakete
Und hier kommen ein paar Tipps, wie es leichter gehen kann:
- Nehmen Sie Papier und Bleistift, denn das Aufstellen eines PSP ist eine kreative Arbeit. Bewährt haben sich auch Post-its.
- Verwenden Sie eindeutige Titel für die Teilprojekte und Arbeitspakte; das erhöht das Verständnis. Dabei hilft es bei den Titeln der Arbeitspakte, tätigkeitsbeschreibende Begriffe zu verwenden statt nur einfacher Substantive. Z.B. „Konzept entwickeln“ statt nur „Konzept“.
- Nach der kreativen Phase übertragen wir das Ergebnis in ein Tool. Wir können die Hierarchiefunktion z.B. in Powerpoint (ppt.) oder MindManager nutzen, Vorlagen aus Word oder Excel nehmen oder gleich mit einem Projektmanagement-Tool arbeiten. Eine Lösung ist z.B. factro aus Deutschland.
Im nächsten Bild sehen Sie den Entwurf eines Projektstrukturplanes. Thema ist die Einführung von Projektmanagement-Software im Unternehmen. Das wird häufig unterschätzt. Oft werden solche Tools mit viel Enthusiasmus eingeführt. Der Aufwand für die Pflege der Daten wird unterschätzt bzw. nicht klar definiert und dann wird das Tool nicht benutzt. Mit der Planung wissen wir, was auf uns zukommt.
In dem Plan sehen wir das Teilprojekt Projektmanagement, das in jedem Projektplan vorkommen sollte, denn die Aufgaben des Projektmanagement haben wir immer.
Der Nutzen eines guten PSP für die Projektarbeit ist:
Vollständigkeit aller Inhalte
Überschneidungsfreiheit im Projekt
Logik des Projektablaufes
direkte und konkrete Kommunikation aller Beteiligten
Der eingangs beschriebene Mehraufwand und unnötige Reibungsverluste werden eliminiert, mit dem PSP haben Sie eine wesentliche Bedingung für den erfolgreichen Projektverlauf erfüllt.
Im nächsten Beitrag kümmern wir uns um die Aufwand- und Kostenplanung, die wir auf der Basis des PSP plausibel erarbeiten können.