Was zu einer klaren Zielformulierung gehört und warum das einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für FuE-Projekte ist
Das Ziel eines Projektes ist die Beschreibung des zu erreichenden Endzustandes. Dieser Zustand ist eindeutig und – ganz wichtig – messbar.
Diese Zustandsbeschreibung ist relativ statisch, d.h. nicht prozessorientiert, es geht nicht um Aufgaben oder Maßnahmen. Sie ist eindeutig und präzise. Also statt „Entwicklung von neuen Algorithmen für die Klimavorhersage“ heißt es für ein Ziel richtig: „Wir haben neue Algorithmen für die Klimavorhersage, die in höherer Genauigkeit z.B. die Niederschläge in einer Region vorhersagen können.“ Ein Projektziel definieren wir, d.h. wir legen es fest; dabei arbeiten wir natürlich mit den Vorgaben für das Projekt. Es kann sein, dass das im ersten Moment bedrohlich erscheint: wir sagen, was wir am Ende haben wollen und damit gleichzeitig auch, was wir nicht haben wollen. Dieses Festlegen ist manchmal ein harter Prozess auch in der Diskussion mit unseren Partnern. Für das Projekt zahlt sich diese Investition aus, denn wir wissen, wo wir hinwollen.
“Nur wer sein Ziel kennt, findet seinen Weg.”
Wie kriegen wir das Ziel messbar? Was sind die Kriterien und welche sind die richtigen? Kriterien messbar und voneinander unabhängig. Sie beschreiben die Eigenschaften des Endzustandes und sind in Bezug auf das Projekt festzulegen, d.h. man kann sie nicht berechnen oder irgendwie ableiten. Das können in der Modellierung Antwortzeiten sein, in der Automotiventwicklung die gesetzlichen Abgaswerte oder die persönliche Laufstrecke pro Tag. Meistens gibt es für ein Projekt mehrere Kriterien. Für technische Entwicklungen sind es zwischen vier und acht, die das System vollständig inhaltlich beschreiben.
Wie können wir zu klaren Zielen kommen? In der Praxis haben sich drei Wege bewährt:
- Wir machen uns ein Bild vom Endzustand und beschreiben dieses Bild, mit den messbaren Kriterien
- Bei großen Projekten oder Programmen oder vielen Partnern kann es sein, dass mehrere Ziele zu formulieren sind. Dann empfiehlt es sich einen Zielbaum zu entwickeln. Jeder Ziel-Ast hat natürlich messbare Erfolgskriterien.
- Mit der Methode des systematischen Integrierens von Lösungen – SIL – (nach Helmut Schlicksupp) können wir in der Zieldiskussion mit Partnern zu einem Zielkonsens kommen. Wir diskutieren jeden Zielvorschlag der Beteiligten positiv auf ihre Machbarkeit und integrieren die Vorschläge schrittweise. Das Ergebnis ist ein eindeutiges und von allen Partnern akzeptiertes Ziel.
Ein Ziel ist herausfordernd, realisierbar und nicht überfordernd. Wenn wir Änderungen erreichen oder etwa neues entwickeln wollen, müssen wir das Ziel sehr herausfordernd formulieren, sonst bleiben wir in den alten Abläufen. Wenn wir dann die Hälfte von dieser Herausforderung erreicht haben, ist das schon ein größerer Erfolg, als wenn wir nur Schritt für Schritt vorgegangen wären.
Eine Möglichkeit, die Klarheit eines Zieles zu erkennen ist die SMART-Regel.
SMART steht für:
Spezifisch
Messbar
Akzeptiert
Realisierbar
Terminiert
Ein klares Ziel hat also einen Termin, das macht es real. Manche Termine sind von außen festgelegt, an denen können wir nichts ändern. Im idealen Projekt schätzen wir in der Zieldefinition den Zieltermin ab, der dann durch eine realistische Planung gefestigt wird. Es kann passieren, dass unsere erste Terminaussage zu ambitioniert war, dann sollten wir das in der Planung anpassen.
Ja, ein Ziel ist auch abhängig vom Umfeld, in dem das Projekt stattfindet. Das heißt, dass wir diese Faktoren berücksichtigen und trotzdem ein klares Ziel formulieren.
In Forschung und Entwicklung stellen wir uns Ziele, manchmal ist das Ergebnis ganz anders als erwartet oder gewünscht. In einigen Fällen ist es auch eine wichtige Erkenntnis zu wissen, was nicht funktioniert. In anderen Fällen dürfen wir kreativ sein, um andere Anwendungen zu finden. Das heißt nicht, dass das Ziel “falsch” war.
Machen wir uns an die Aufgabe, klare Ziele zu formulieren. Dann haben wir einen guten Start ins Projekt und eine hohe Motivation für alle Beteiligten. Danach können wir den nächsten Schritt in der Planung unseres Projektes tun; die Umfeldanalyse und die Stakeholderanalyse.