Geht das mit der Planung nicht einfacher? Wir machen es so einfach wie möglich, damit Projekte gelingen.
Kennen Sie das Erlebnis? Sie haben sich etwas vorgenommen, einen Plan dazu gemacht und diesen Plan – vielleicht mit ein paar wenigen Anpassungen – in die Realität umgesetzt. Das Ergebnis hat Sie und andere begeistert!
Ob es ein kleines Bauprojekt oder eine Reise war – diese Art des Gelingens ist kaum zu überbieten.
Bei kleineren Vorhaben erscheint es einfach und logisch. Doch kann man dieses Vorgehen auf Forschungs- und Entwicklungsprojekte übertragen – auch und vor allem wegen vieler Unwägbarkeiten?
Das werden die Leitfragen der kommenden Artikelserie sein. Wir wollen der Magie von gelungenen Projekten in Forschung und Entwicklung auf den Grund gehen und die Zauberformel entschlüsseln.
Schauen wir uns zuerst das Wesen von Planung an. Der Begriff Plan entstammt dem lateinischen planus (eben, Fläche) und wird im Deutschen seit dem 18. Jahrhundert für den Grundriss eines Hauses oder den Entwurf eines Werkes verwendet. In einem Projekt ist es das systematische Durchdenken eines Vorhabens vom Anfang bis zum definierten Ziel. Systematisch bedeutet, möglichst alle Aspekte eines Projektes zu erfassen. Welche Aspekte sind dies im Einzelnen?
In den kommenden Beiträgen wollen wir dieser Frage anhand der folgenden neun Punkte nachgehen. Diese habe ich im Laufe meiner über 25-jährigen Erfahrung im Projektmanagement als erfolgskritisch identifiziert.
- Wir definieren das Projektziel
Ein Ziel zu definieren bedeutet, den Endzustand bzw. das erwartete Ergebnis festzulegen und messbar zu beschreiben. Es bedeutet nicht die Beschreibung des Prozesses oder der Maßnahmen, wie z.B. “Entwicklung eines Prototypen” sondern: “Wir haben einen getesteten Prototypen, der folgende Eigenschaften hat: …”
Aus diesem Ziel leiten wir die Aufgaben und Maßnahmen ab. - Wir analysieren das Umfeld des Projektes
Kein Projekt findet auf der „grünen Wiese“ statt, sondern innerhalb von geltenden Rahmen- und Umfeldbedingungen. Das können geltenden Gesetze, Vorschriften und auch andere Projekte sein. Diese Umfeldfaktoren schreiben wir auf, bewerten ihren Einfluss auf das Projekt und leiten Maßnahmen ab. So können wir schon vor Beginn des Projektes Hindernisse und förderliche Bedingungen erkennen und Vorkehrungen treffen bzw. die Vorteile nutzen. - Wir entwickeln den Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan ist das Herzstück einer jeden Planung, der sich mit dem Inhalt des Projektes auseinandersetzt. Wir überlegen, welche Aufgaben wir erledigen müssen, um das Ziel des Projektes zu erreichen. Wir beschreiben also den Weg des Projektes vom Ausgangspunkt zum Ziel. Die Aufgaben strukturieren wir in Arbeitspaketen, Teilprojekten und Teilaufgaben. Mit dem fertigen Projektstrukturplan können wir erkennen, wie wir das inhaltliche Ziel des Projektes erreichen werden. - Wir erstellen einen Aufwands- und Kostenplan
Der Erfolg eines Projektes wird auch daran gemessen, wie gut wir den geplanten Kostenrahmen einhalten. Daher wird die Kostenplanung oft als eine der schwierigsten Aufgaben im Planungsprozess empfunden. Wir spüren die Unsicherheiten in der Planung und offenen Punkte direkt.
Doch mit dem Projektstrukturplan haben wir unser Projekt inhaltlich schon tief durchdacht und die Arbeitspakete sind genau beschrieben. Wir können daher den Arbeitsaufwand pro Arbeitspaket hinreichend gut abschätzen. Bei Forschungs- und Entwicklungsprojekten kommen in der Regel Kosten für Fremdleistungen, Reise- und Sachkosten hinzu. Die Summe aus allem ergibt die Gesamtkosten eines Projekts.
Falls wir hier bemerken, dass im Inhalt noch etwas fehlt oder wir vielleicht etwas doppelt haben, können wir das leicht korrigieren. - Jetzt gehen wir an den Ablauf- und Terminplan
Wir überlegen, in welcher Reihenfolge die Arbeitspakete zu erledigen sind, so dass wir möglichst zügig das Ziel erreichen. Manches muss hintereinander erfolgen, anderes kann parallel erledigt werden. Zusammen mit dem Aufwand erhalten wir einen ersten Terminplanentwurf, den wir im nächsten Schritt mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen verbinden. - Der Ressourcenplan ist ein erster Realitätscheck
Mit dem Terminplanentwurf erarbeiten wir den Ressourcenplan. Wir beantworten die Fragen: Stehen die nötigen technischen Ausrüstungen zur Verfügung wie wir sie laut Plan brauchen? Wer erledigt das Arbeitspaket und hat diese Person die nötigen Ressourcen oder muss sie vielleicht im gleichen Zeitraum andere Aufgaben bearbeiten? Die Auswirkungen auf unseren Terminplan mögen im ersten Moment unangenehm sein. Wir haben den Vorteil, dass wir diese Schwierigkeit schon jetzt lösen können. Jetzt fängt der Spaß in der Planung an. Wir beantworten die Frage: Wie kann es trotzdem gehen? - Wir setzen Meilensteine
Das sind Termine, zu denen wir bestimmte Ergebnisse erreicht haben müssen, andernfalls müsste das Projekt abgeändert oder gar abgebrochen werden. Meilensteine können vom Auftraggeber eines Projektes vorgegeben werden oder wir definieren diese selbst aus unserer Planung heraus. - Wir führen eine Chancen- und Risikoanalyse durch
Sie beschäftigt sich mit dem eigentlich Unvorhersehbaren im Projekt. Welche Einflüsse können unser Projekt schädigen und welche können es zum Durchstarten bringen, wann treten diese auf und wie reagieren wir darauf. Dazu nutzen wir u.a. die Ergebnisse unserer Umfeldanalyse. - Kommunikationsplan
In der Umfeldanalyse haben wir Personen und Gruppen identifiziert, die am Projekt beteiligt oder davon betroffen sind. Um diese gut in das Projekt zu integrieren, entwickeln wir einen Kommunikationsplan. Damit stellen wir sicher, dass keiner vergessen wird und dass die Kommunikation zieldienlich und effizient erfolgen kann.
Mit diesen neun Schritten erhalten wir einen realisierbaren Plan. Er ist ein Arbeitsinstrument und die Grundlage der Steuerung des Projektes.
In der Realisierung des Projektes werden wir weitere Feinplanungen machen und es wird Änderungen geben. Wir passen den Plan an. Das ist gut und richtig, denn so wird unser Projekt gelingen.
Wir werden sehen, dass Planen ein kreativer und schöpferischer Prozess ist, der Sicherheit erzeugt und über das gesamte Projekt fortgeführt wird. Damit haben wir beste Bedingungen geschaffen, um unser Projektziel zu erreichen.