Jedes Projekt findet in einem spezifischen Umfeld statt. Dazu gehören neben den Stakeholdern auch andere Umfeldfaktoren. Das können Gesetze und Verordnungen, natürliche oder technische Umfeldbedingungen oder finanzielle Limitierungen sein.
In Forschung und Entwicklung haben wir es mit Vergaberichtlinien, in Drittmittelprojekten mit verschiedenen Förderrichtlinien zu tun.
In der Planungsphase des Projektes notieren wir alle Umfeldfaktoren. Dann bewerten wir ihre Wirkung im Projekt.
Am besten geht das in einer Tabelle:
| Umfeldfaktor | Beschreibung der Wirkung im Projekt | Bewertung | Maßnahme/n |
|---|---|---|---|
1. Technik z.B. Verfügbarkeit von Messgeräten mit dem entsprechenden Messbereich | |||
2. Natur/Umwelt z.B. Außentemperaturen für Tests | |||
3. Gesetze/ Richtlinien/ Normen z.B. Strahlenschutz | |||
4. Finanzielle Bedingungen z.B. Förderrichtlinien in den Programmen |
Zuerst alle Umfeldfaktoren auf- und beschreiben. Dann bewerten wir die Faktoren in Bezug auf das Projekt und leiten ggf. notwendige Maßnahmen ab.
Diese Maßnahmen können später Bestandteil des Projektstrukturplanes z.B. als Arbeitspaket werden.
Umfeldfaktoren können genau und fest sein – wie Gesetze, die einzuhalten sind. Wenn ich ein Gerät in der Medizintechnik entwickle, das am Menschen angewendet werden soll, brauche ich eine Zulassung nach dem Medizingerätegesetz. Wenn ich diese Zulassung nicht habe, darf ich mein schönes neues Gerät nicht in den Verkauf bringen. Dieser Faktor ist nicht als Risiko zu bewerten, da er bekannt ist und sich auch im Verlauf des Projektes nicht verändern wird.
Bei einigen Umfeldbedingungen können wir die Entwicklung der Situation wie z.B. extreme Wetterbedingungen bei Bauprojekten nicht sicher voraussehen; diese sind dann die ersten Elemente einer später in der Planung durchzuführenden Risikoanalyse.
Im Extremfall können ungünstige Umfeldbedingungen dazu führen, dass wir ein Projekt gar nicht starten können. Und es ist gut, wenn wir das rauskriegen, bevor wir noch mehr Aufwand in die Entwicklung des Projektes stecken.
Mit der Stakeholder- und der Umfeldanalyse haben wir nach dem definierten Ziel einen wichtigen Schritt in der Vorbereitung des Projektes gemacht. Wir wissen, in welchem Rahmen unser Projekt stattfinden wird.
Der nächste Schritt ist das Entwickeln des Projektstrukturplanes.